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有效利用时间，拒绝无效努力
2024-02-12管理者只有科学地安排好事务的处理顺序，才能使工作效率的提高成为可能。涉及团队协作时，管理者要有激发成员的热情和创意的能力，以提高整体决策的效率和质量。 （一）把时间用在关键要务上 管理者的主要任务就是分清主次，找到团队当前阶段的努力方向：哪些事情是与公司发展前景密切相关的关键事件，应该受到足够的重视；哪些事情看似重要，但在人手有限的情况下，可以缓缓再做。只有这样，整个团队才会抓住最好的机会不断获得进步；否则，虽然每个成员看起来十分忙碌，似乎都很努力，都有做不完的事情，但整个团队却一直在原地踏步，发展缓慢。 这就需要用到标准化的工具了。我们可以利用一些类似日程表的小工具，记录下某个时间段要去做的事。这种办法是美国非常流行的一种高效工作方法——GTD（Getting ThingsDone，把事情做完）。GTD的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并让自己一一执行，大致分为收集、整理、组织、回顾和执行五大步骤 1．收集：将能够想到的所有应该去做的事情罗列于“待办事宜”中。 2．整理：将进入“待办事宜”的事项进行分类处理，定时清空。 3．组织：组织是GTD中最核心的规划步骤，需要管理者综合考虑各方面因素，制订出相应的计划。行动的组织可以分为行动清单、等待清单和未来清单三部分。 ①行动清单，是指下一步具体的行动。 ②等待清单，是指委派别人去做的工作。 ③未来清单，是指延迟处理未设置具体完成时间的计划。 4．回顾：回顾是指每周都进行清单回顾、检查和更新的步骤，确保GTD系统的正常运作，并保证下周计划正常进行。 5．执行：按照清单开始行动。 （二）告别气氛沉闷、效率低下的会议 相信大多数管理者都会遇到会议气氛沉闷、效率低下的问题。究其根源，其实是管理者并没有注重或者充分激发团队各成员的创意思维，也没有充分鼓励他们表达自己的想法。要想解决这个问题，头脑风暴是我比较推崇的方式，也是比较有效的方式。既然头脑风暴如此重要，那么一个优质的头脑风暴会议应该遵守哪些原则呢？ 1．对于意见不批评，不深入讨论 比如，某次会议的主题是讨论如何增强客户满意度。团队中有人提出了一个意见，另一个人开始针锋相对，探讨这个意见为什么不合适，然后这两人就开始顺着这个意见的方向走下去了。 若提出自己的意见要冒着被批评、被指责的风险，不如将意见埋在心里。如果反驳的人是管理者，其他人则更不敢发表不同意见，生怕被管理者当场驳斥。 所以会议要做到对于意见不批评，不深入讨论 2．不要急着否定 第一，要明确本次会议讨论的具体问题，问题越具体越详细越好。 第二，先不要急着发言，每个人针对这个具体问题，先构思，先想一下，把自己的想法记下来。 第三，各自陈述。将自己的观点陈述出来，其他人只能表示肯定，否定意见暂时保留。 这样才算是一次成功的头脑风暴。而管理者需要做的，便是维护好会场秩序，让每个与会者都有参与的机会。 需要注意的是，进行头脑风暴的人数不宜太多，一般不超过15个人。此外，最好请一个局外人参与进来，这样往往会给团队带来更加新鲜的视角和方案。 （三）如何正确又高效地做决策 我们可以将人的思维分成六种角度，每一种角度用一种颜色的帽子来表示。 1．白色思考帽 白色是中立而客观的。戴上白色思考帽，需要将精力集中于客观的数据和事实。 2．绿色思考帽 当与会成员都戴上绿色思考帽时，需要用跳跃性的创意思维进行思考，为可能的风险因子和困难情况想出一些新的点子。 3．黄色思考帽 当与会成员都戴上黄色思考帽时，应该用乐观积极性思维方式，说出项目的好处。 4．黑色思考帽 当与会成员都戴上黑色思考帽时，则应考虑在项目的各个细节中可能存在的风险因素，以及可能会遭遇的损失。 5．红色思考帽 当与会成员都戴上红色思考帽时，需要说出自己的直觉判断——这件事是否可行，不必阐述原因。 6．蓝色思考帽 蓝色思考帽负责控制和调节思维过程。它负责控制各种思考帽的使用顺序，规划和管理整个思考过程，并负责做出相应结论。换句话说，在会议管理中，蓝色思考帽代表着指挥官和管理者，所有成员都必须听从他的指挥。 团队会议时，大多数决策都可以通过“六顶思维帽”得出。采用这种方式可以有效缩短决策的时间、提高决策效率。海尔自从采用这种方式之后，会议时间比原来缩短了2/3。那么这种思维方式对于会议质量有何影响呢？具体表现在以下四个方面。 1．达成共识；与会成员充分考虑了所有的问题，最终获得的决策是大家都认可的结果。 2．决策质量高；与会成员共同参与决策，有效地避免了思维盲区和惰性的影响。 3．会议气氛融洽；与会成员按照帽子顺序做出相应选择，只有互相体会，没有针锋相对，对于团队建设十分有利。 4．执行有效；由于这种过程让与会成员充分认识到了决策的方方面面，员工的执行意愿非常强烈。